Электронная подпись

Кирилл Соппа, финансовый консультант

В любой компании, число сотрудников в которой чуть больше, чем помещается одновременно в поле зрения, есть процедуры, предусматривающие визирование документов руководителем. И у нас в компании любые сделки на закупку товаров или услуг согласовывались операционным директором. Компания развивалась, мы открыли еще один офис в Новосибирске и филиал в Кемерово. Процесс согласования превратился в пересылку сканов по почте. И в этом году нас спасло облако Google.

Особенность работы с сервисами Google в том, что какое бы действие не совершал пользователь, будь то отправка электронной почты, работа с таблицей, создание документа, он обязательно должен авторизоваться. Фактически, пароль от аккаунта Google является аналогом подписи - это средство идентификации, которое пользователь носит с собой. Для внешних контрагентов она не является значимой, но внутри организации, где правила арбитража устанавливает сама компания, электронная подпись на основе авторизации Google является рабочим инструментом. И условно бесплатным.

Самым простым вариантом авторизации действий является штатные инструменты разграничения настроек доступа к документу. То есть, создать в Google-таблице отдельные поля, доступ к редактированию которых предоставить только одному человеку, имеющему право подписи. Например, вот так мог бы выглядеть реестр оплат на день:

Первые четыре колонки редактируются всеми, кто уполномочен ставить в оплату счета. К пятой колонке есть доступ только у финансового директора. У специалиста, который совершает платежи доступ на просмотр всей таблицы. И все эти люди могут находится в разных концах нашей необъятной Родины. А процесс согласования платежей будет прост и эффективен.

Замечу еще, что простым сценарием на Google Apps Script можно автоматически отключать права редактирования у всех кроме финансового директора, скажем, в 13-00, а в 9-00 заново подключать, и отправлять в 14-00 специалисту, осуществляющему платежи, напоминание по электронной почте, что реестр оплат готов. Таким нехитрым способом можно добиться автоматизации платежной дисциплины, чтобы все платежи включались в реестр с 9-00 до 13-00. Можно еще добавить колонку, права редактирования которой будут только у специалиста, который осуществляет платежи. Он в ней будет отмечать выполнение платежа. И настроить автоматическое уведомление по электронной почте финансового директора в 16-00, что-то вроде “из 3 согласованных платежей оплачено только 2”. Словом, если бизнес-процессы протекают в облаке Google, средства автоматического контроля за их исполнением можно настроить очень легко.

Вернемся к электронной подписи. Показанный выше вариант не всегда является удобным. Ведь он показывает согласование только тех реквизитов, которые мы выписали в строку. А на бумажном документе таких реквизитов может быть очень много, например, счет от поставщика, содержащий десяток позиций. Да и подписанный документ потом можно предъявлять в любых бизнес-процессах, а не только в тех, где задействован реестр в Google-таблице. Грубо говоря, хотелось бы иметь сканированный документ на Google Диске, про который мы могли бы определенно сказать, что он подписан.

Такая возможность есть. С помощью сценариев на Google Apps Script может ставить пометки на файлы, лежащие на Google Диске. Можно не только пометить, что файл подписан, но и сделать пометку какой пользователь его подписал и любые другие пометки. Я реализовал эту возможность в своем бизнесе.

В нашей компании была такая процедура:

1. Сначала закупщик подписывал счет от поставщика у опердиректора.
2. Потом вносил заказ поставщику в 1С.
3. Подписывал номер заказа поставщику на самом счете авторучкой и подшивал счет в папку.

Ответственность закупщика была в том, чтобы на каждый заказ поставщику у него была бумажка с подписью. Когда нужно было произвести оплату по некоторому заказу поставщику, закупщик находил в папке счет, на котором был подписан нужный номер и подпись опердиректора и предъявлял его.

Все это мы автоматизировали с помощью облака Google следующим образом:

1. Закупщик загружает скан счета в специальную папку на Google Диске “На подпись”.
2. Опердиректор запускает скрипт, который выдает ему список загруженных в папку “На подпись” файлов. При этом скрипт проверяет есть ли у текущего пользователя право подписывать файлы. Если есть, добавляет ему кнопку “Подписать”.

3. При подписании на файл ставится пометка “Подписан” и он перемещается в нужную папку на Google Диске.
4. В этом же скрипте закупщик видит все файлы с пометкой “Пописан”. Он вносит заказ поставщику в 1С и номер и дату заказа этим же скриптом ставит на файл дополнительными пометками.

Таким образом, мы получили на Google Диске полный аналог бумажного счета с подписью опердиректора и отметками на нем номера и даты заказа из 1С. Причем мы можем как угодно перемещать его на Диске, например, в конце года переместить в папку “Архив 2016”, он своих пометок при этом не потеряет. И воспользоваться им можно в любых бизнес-процессах компании автоматически.

Например. Оперативный учет мы ведем в 1С. Там автоматически формируется календарь оплат. Сейчас мы копируем список платежей из 1С в Google-таблицу и система автоматически по номеру и дате заказа (которые у нас в пометках на файле записаны) ищет на Диске файл с пометкой “Подписан”. И вставляет на него ссылку. Если такого файла нет - значит сделка не согласована.

Полученный эффект:

• для подписания документов не приходится их печатать, носить на подпись, сканировать, пересылать подписанные сканы;
• нет необходимости содержать папки бумажных документов;
• система позволяет хранить на электронных документах пометки, связывающие документы с учетной системой;
• при подготовке реестра платежей инициатору платежа нет необходимости вручную искать твердую копию согласованного документа, система его находит автоматически.

И все это для офисов в разных городах. Бизнес в облаке очень эффективная вещь.

Если есть вопросы, меня всегда можно найти в наших тематических группах Google+.
Группа Google Apps Script Russian: http://bit.ly/googlescriptru
Группа Google Apps Russian: http://bit.ly/rugoogleapps
Группа Google Документы и Диск: https://bit.ly/rudrive

Ну или в фейсбуке. Всем удачи!