Распределённая касса
Кирилл Соппа, финансовый директор ООО "СП-НОВОСИБИРСК"
Cегодня необычный блог, потому что я опишу продукт, который делал не для себя, а для своего коллеги-предпринимателя. Мне это было интересно с точки зрения применимости облачных продуктов Google для автоматизации бизнес-процессов в различных сферах бизнеса. В этот раз будет розничная торговля.
У моего товарища несколько розничных точек продаж, причем находятся они в разных городах. Кассу каждая точка ведет в своем отдельном файле Excel, периодически скидывая их бухгалтеру, который проводит некоторую консолидацию и архивирование. Естественно, приходится некоторым образом править данные, поскольку продавцы на точках, обычно не знакомые с учетной политикой и методологией ведения управленческого учета, не всегда правильно могут определить смысл операции. Мало того, иногда они еще и формат файла меняют некорректным образом. Доступ к полной информации создает риск злоупотреблений на местах. После моих публикаций мой друг обратился ко мне с вопросом: нельзя ли как-то этот бизнес-процесс оптимизировать с помощью облачных технологий.
Первоначально завели служебный аккаунт в Google. В нем создали Таблицу для ведения единой кассы по всем точкам. Доступ к ней предоставлен только бухгалтеру и владельцу бизнеса. Формат таблицы примерно такой:
Для каждой точки создали свою Таблицу для ежедневного кассового отчета. Выглядит она следующим образом:
Шапка таблицы и все что выше запрещено для редактирования. Продавцы на точках могут заполнять лишь тело Таблицы. В колонке “Операции” установлена проверка данных, которая позволяет выбрать операцию из фиксированного справочника на втором листе, доступном для редактирования только владельцу аккаунта. Сам справочник заполняется формулой IMPORTRANGE из единой таблицы-справочника, что обеспечивает единый справочник операций для всех таблиц.
В меню добавлен пункт “Кассовый отчет”, в котором есть подпункт “Отправить”. При выборе этого подпункта вызывается скрипт, который переносит данные в сводную кассу, недоступную для продавцов на точках (скрипт, запускаемый из меню по URL вызывает опубликованный скрипт, который имеет права доступа к данным в служебном аккаунте), автоматически дополняет данные датой отчета и наименованием точки, в текущей таблице переносит остаток и ставит следующую дату (все это происходит в запускаемом по URL скрипте и недоступно для редактирования пользователю).
По триггеру ежемесячно сводная таблица в формате Excel отправляется почтой на определенный адрес для архивирования.
Вот таким нехитрым способом с помощью облачных технологий Google мы провели реинжиниринг бизнес-процесса. Какие преимущества мы получили?
Во-первых, мы получили простую, нетребовательную и доступную географически распределенную систему. Единственным требованием является наличие интернета. Устанавливать дополнительных клиентских программ не требуется - вся работа осуществляется из браузера. Дополнительно обучать работе с программой людей скорей всего не понадобится - работа осуществляется в дружественном интерфейсе электронных таблиц, функционал которых уже де-факто является стандартом и им владеет большинство кандидатов на рынке труда. В случае поломки компьютера на точке - оператор может внести данные на любом другом устройстве.
Во-вторых, мы бесплатно получили гибкую и доступную систему администрирования пользователей и объектов учета. Чтобы нанять человека нужно чтобы тот сам себе завел бесплатный аккаунт в Google. После этого мы даем ему доступ на редактирование к таблице точки, на которой он работает - все, человек включен в нашу учетную систему. Если мы захотим его уволить - удаляем его из редакторов таблицы - человек может идти со своим аккаунтом на все четыре стороны - нам не надо переименовывать или удалять пользователей, менять пароли. Если мы захотим добавить новую точку, то надо просто скопировать таблицу для точки - встроенный скрипт пользовательского меню копируется вместе с таблицей. Для добавления новой операции в справочник тоже достаточно дописать новую операцию в таблицу. Все эти действия совершаются штатными средствами приложений Google, для этого не требуется привлечение программиста.
В-третьих, консолидировав реестр операций, мы, фактически, автоматизировали управленческий учет бизнеса. В сводной таблице теперь легко формулами многофакторного суммирования или сводными таблицами получить и отчет о прибылях и убытках и управленческий баланс. Достаточно добавить лишь данные инвентаризаций, которые в любом случае должны происходить в реале.
Код скрипта здесь.
